Kontext-Schicht: Expertenwissen
Expertenwissen sichern, bevor es in Rente geht
In den nächsten Jahren verlassen Millionen erfahrener Fachkräfte den Arbeitsmarkt. Ihr Wissen steht selten in einem Handbuch. Wir führen strukturierte Interviews, verbinden sie mit vorhandenen Dokumenten und bauen daraus eine KI-Wissensdatenbank, die die Nachfolger in ihren eigenen Worten fragen können. Dasselbe Wissen hilft, wenn jemand ausfällt und wenn neue Mitarbeitende eingearbeitet werden.
Auf einen Blick für IT, Einkauf und Controlling
Alles für Entscheider- Aufwand für Ihr Team
- Sechs bis acht Termine zu je 45 Minuten pro Schlüsselperson, verteilt über mehrere Wochen, dazu eine Ansprechperson aus HR oder Fachbereich.
- Voraussetzungen
- Benannte Schlüsselpersonen, Zugriff auf vorhandene Handbücher, Störungsberichte und Tickets sowie ein abgestimmtes Rechtekonzept.
- Anbindung
- SharePoint, Confluence, Microsoft Teams, Dateiablagen und Ticketsysteme. Der Assistent läuft im Browser oder in Teams.
- Erfolg messbar an
- Abdeckung der kritischen Wissensgebiete, Anteil beantworteter Fragen mit Quelle und Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender.
- Was bei Ihnen bleibt
- Interviews, Transkripte und die Wissensbasis, auf Wunsch vollständig in Ihrer Umgebung.
- Dauer und Preis
- Wissenssicherung Schlüsselpersonen: 6 Wochen. Festpreis, schriftlich nach dem Erstgespräch.
Das Problem
Das wichtigste Wissen ist nicht dokumentiert
Wie eine Anlage nach einer bestimmten Störung wieder angefahren wird oder welcher Kunde welche Eigenheiten hat, weiß oft nur eine Person.
Einarbeitung kostet Monate
Die übliche Lösung ist eine lange Übergabe von Person zu Person. Sie bindet genau die Leute, die ohnehin knapp sind.
Kaum ein Unternehmen nutzt KI dafür
Laut einer Atradius-Umfrage von 2026 setzen nur 3 % der Unternehmen KI ein, um Wissen aus E-Mails und Dokumenten zu sichern.
Wofür Unternehmen das nutzen
Ruhestand
Das Wissen erfahrener Fachkräfte wird gesichert, solange noch Zeit für eine geordnete Übergabe ist. Die Nachfolge fragt den Assistenten, nicht die Kollegin im Ruhestand.
Krankheit, Elternzeit, Kündigung
Fällt jemand kurzfristig aus, beantwortet der Assistent die Fragen der Vertretung: Wie läuft dieser Vorgang, wer ist Ansprechpartner, was ist bei diesem Kunden oder dieser Anlage zu beachten. Auf Wunsch entsteht je Rolle eine Vertretungsmappe.
Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Neue Kolleginnen und Kollegen klären Alltagsfragen mit dem Assistenten statt mit den erfahrensten Leuten im Team. Die Einarbeitung wird kürzer, die Experten werden seltener unterbrochen.
Was wir übernehmen
- Auswahl der Schlüsselpersonen und Wissensgebiete gemeinsam mit Ihnen
- Strukturierte Interviews, per KI-Interviewer oder moderiert, verteilt auf kurze Termine
- Einbindung vorhandener Handbücher, Störungsberichte, Tickets und Dokumente
- Wissensbasis mit Quellenangabe zu jeder Antwort
- Assistent für Nachfolger, im Browser oder in Microsoft Teams
- Rechtekonzept: Wer darf welches Wissen sehen
- Vertretungsmappen je Rolle: wiederkehrende Aufgaben, offene Vorgänge, Ansprechpartner
Was Sie bekommen
- Gesicherte Interviews und Transkripte je Schlüsselperson
- Durchsuchbare Wissensbasis mit Quellenverweisen
- Assistent, der Fragen in Alltagssprache beantwortet
- Übersicht, welches Wissen gesichert ist und wo noch Lücken bestehen
- Vertretungs- und Einarbeitungsunterlagen, erzeugt aus Interviews und Dokumenten
Babyboomer erreichen bis 2039 das gesetzliche Rentenalter.
Quelle: Atradius-Umfrage, Juli 2026Beispielergebnis
So sieht das Ergebnis aus
Der Assistent antwortet nur mit gesichertem Wissen und nennt immer die Quelle. Fehlt das Wissen, sagt er das und meldet die Lücke.
Auszug aus dem Paket Wissenssicherung Schlüsselpersonen, mit erfundenen Daten.
Wissenssicherung · Antwort mit Quelle
Frage aus der Instandhaltung, beantwortet mit Quelle
FragePresse 4 geht nach dem Werkzeugwechsel in Störung F217. Was tun?
F217 meldet, dass der Hydraulikdruck nach dem Wechsel unter 180 bar bleibt. Meist ist Luft im Druckspeicher. Speicher über Ventil V3 etwa zwei Minuten entlüften, dann die Referenzfahrt neu starten. Bleibt der Druck darunter, die Pumpe prüfen lassen.
- Quelle: Interview mit W. Keller, Instandhaltung, 12. Februar, Minute 34 bis 37
- Quelle: Wartungshandbuch Presse 4, Seite 112
Fachlich freigegeben von W. Keller am 20. Februar
FrageGilt das auch für Presse 6?
Dazu liegt kein gesichertes Wissen vor, deshalb gibt es hier keine Vermutung. Die Frage ist an die Instandhaltung weitergeleitet und steht in der Liste offener Wissenslücken.
Keine Quelle, deshalb keine Behauptung.
Stand der Wissenssicherung
| Thema | Gesichert | Offen |
|---|---|---|
| Störungen Pressen 1 bis 5 | 46 Fälle | 3 |
| Werkzeugwechsel | 18 Abläufe | 1 |
| Prüfmittel und Kalibrierung | 12 Abläufe | 0 |
| Sonderwünsche Großkunden | 9 Regeln | 5 |
Ablauf
So läuft das Projekt
Wissenslandkarte
Wir ermitteln, welche Personen und Themen am stärksten gefährdet sind.
Interviews
Kurze, strukturierte Gespräche über mehrere Wochen. Der Aufwand für die Experten bleibt planbar.
Wissensbasis
Interviews und Dokumente werden aufbereitet, verknüpft und mit Quellen versehen.
Einführung
Nachfolger und Teams arbeiten mit dem Assistenten. Wir messen, welche Fragen offen bleiben.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
Wie viel Zeit kostet das unsere Experten?
In der Regel sechs bis acht Termine zu je 45 Minuten, verteilt über mehrere Wochen.
Können die Antworten falsch sein?
Jede Antwort nennt ihre Quelle, also das Interview oder Dokument, aus dem sie stammt. Findet der Assistent keine Quelle, sagt er das.
Hilft das auch bei Krankheit oder der Einarbeitung neuer Mitarbeitender?
Ja. Die Wissensbasis ist dieselbe. Vertretungen und neue Kollegen stellen ihre Fragen an den Assistenten und bekommen Antworten mit Quelle. Für einzelne Rollen erstellen wir zusätzlich Vertretungsmappen, die sich aus der Wissensbasis neu erzeugen lassen, wenn sich etwas ändert.
Funktioniert das auch für Wissen, das schwer zu beschreiben ist?
Gerade dafür sind die Interviews da. Wir fragen nach konkreten Fällen und Ausnahmen, nicht nach allgemeinen Abläufen.
Weitere Leistungen
Gesprächsanalyse
Jedes Kundengespräch auswerten statt Stichproben. Danach automatisieren, was sich wirklich automatisieren lässt.
KundendatenCRM-Daten
Dubletten, veraltete Kontakte und leere Felder bereinigen, bevor ein KI-Agent darauf losgelassen wird.
ProduktdatenProduktdaten
Kataloge aus PDFs und ERP in vollständige, maschinenlesbare Produktdaten umwandeln, damit KI-Agenten Sie als Lieferanten finden.
SAPS/4HANA-Vorbereitung
KI dokumentiert Ihren ABAP-Eigencode und prüft Kunden-, Lieferanten- und Materialstamm. So wissen Sie vor der Umstellung, was mitkommen muss und was vorher bereinigt werden sollte.
AnbindungKI-Anbindung
Ihr KI-Assistent bekommt kontrollierten Zugriff auf SAP, CRM und Dokumente. Mit denselben Rechten wie im Quellsystem und einem Protokoll jeder Abfrage.
Preise auf Anfrage
Lassen Sie uns über Ihr Vorhaben sprechen.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, ob und wie wir helfen können. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot zum Festpreis.