Kontext-Schicht: Anbindung

Copilot, ChatGPT und Claude sicher an Ihre Systeme anbinden

Viele Unternehmen haben Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise oder Claude eingeführt. Im Alltag zeigt sich dann: Der Assistent formuliert gut, kennt aber weder die Aufträge im SAP noch die Kunden im CRM. Also kopieren Mitarbeitende Daten von Hand hinein, oder sie lassen es. Wir bauen die Verbindung, über die Ihr KI-Assistent Fragen mit Ihren Geschäftsdaten beantwortet, ohne dass jemand mehr sieht, als er im Quellsystem sehen darf.

Auf einen Blick für IT, Einkauf und Controlling

Alles für Entscheider

Aufwand für Ihr Team: Eine Ansprechperson aus der IT, etwa einen halben Tag pro Woche, dazu je angebundenem System ein Termin mit den Verantwortlichen und dem Datenschutz.
Voraussetzungen: Ein eingeführter KI-Assistent oder die Entscheidung für einen, Zugang zu einer Testumgebung Ihrer Systeme und ein abgestimmtes Rechtekonzept.
Anbindung: Microsoft 365 Copilot und Copilot Studio, ChatGPT Enterprise, Claude und eigene Anwendungen. Je nach Anbieter über das Model Context Protocol (MCP), Konnektoren oder eigene Schnittstellen.
Erfolg messbar an: Anteil der Fachfragen, die mit Quelle beantwortet werden, eingesparte Suchzeit je Anfrage und Zugriffe außerhalb der Berechtigung, Ziel: keine.
Was bei Ihnen bleibt: Dokumentierte Schnittstellen, Rechtekonzept, Datenflussbeschreibung und Protokolle. Den Betrieb kann Ihr Team übernehmen.
Dauer und Preis: KI-Anbindung Pilot: 6 Wochen. Festpreis, schriftlich nach dem Erstgespräch.

Das Problem

Der Assistent kennt Ihr Geschäft nicht

Ohne Zugriff auf Aufträge, Kunden und Produktdaten bleibt die KI ein guter Textgenerator. Die eigentlichen Fragen aus Vertrieb, Service und Einkauf beantwortet sie nicht.

Fehlt der offizielle Weg, entsteht Schatten-KI

Dann landen Kundendaten und Konditionen in privaten KI-Konten. Das ist ein Risiko für Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und die KI-Verordnung.

Berechtigungen gehen verloren

Eine schnelle Anbindung zeigt jedem alles. Die Rechte aus SAP und CRM müssen auch in der KI gelten, sonst sieht der Vertrieb plötzlich Konditionen anderer Regionen.

Wofür Unternehmen das nutzen

Vertrieb

„Wie ist der Stand bei Müller Maschinenbau?“ Offene Angebote, letzte Bestellungen und Reklamationen in einer Antwort, direkt in Teams, mit Verweis auf jeden Beleg.

Service und Innendienst

Lieferstatus, Seriennummern und Wartungshistorie abfragen, ohne zwischen drei Systemen zu wechseln. Neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller zurecht.

Einkauf und Controlling

Offene Bestellungen prüfen, Lieferanten vergleichen und Abweichungen erklären lassen. Jede Zahl ist auf den Beleg im SAP zurückführbar.

Was wir übernehmen

Bestandsaufnahme: welche Fragen Ihre Teams stellen und in welchen Systemen die Antworten liegen
Auswahl der Datenquellen und Felder, die die KI lesen darf, gemeinsam mit Fachbereich und Datenschutz
Schnittstelle je System, zuerst nur lesend, mit technischem Benutzer und minimalen Rechten
Übernahme der Berechtigungen aus dem Quellsystem: Jede Person sieht nur, was sie auch dort sehen darf
Protokoll jeder Abfrage und jeder Antwort mit Quelle
Schreibende Aktionen, etwa ein Angebot anlegen, nur mit Freigabe nach den vereinbarten Freigabestufen
Einstufung nach der KI-Verordnung und Unterlagen für Datenschutz und Betriebsrat

Was Sie bekommen

Anbindung Ihrer wichtigsten Systeme an den KI-Assistenten, den Sie bereits nutzen
Rechtekonzept und Datenflussbeschreibung
Protokollierung und monatliche Auswertung der Nutzung
Dokumentation, mit der Ihre IT den Betrieb übernehmen kann

Beispielergebnis

So sieht das Ergebnis aus

Der Assistent beantwortet Fachfragen mit Daten aus SAP und CRM. Jede Abfrage wird protokolliert, und die Rechte aus dem Quellsystem gelten auch in der KI.

Auszug aus dem Paket KI-Anbindung Pilot, mit erfundenen Daten.

Alle Beispielergebnisse

KI-Anbindung Pilot · Abfrageprotokoll · Microsoft TeamsBeispiel · erfundene Daten

KI-Anbindung · Frage aus Teams mit SAP- und CRM-Daten

Eine Frage aus dem Vertrieb, beantwortet mit Belegen und geprüften Rechten

Assistent: Microsoft 365 Copilot in Teams
Angebunden: SAP S/4HANA und CRM, jeweils lesend
Rolle: Außendienst, Region Süd

FrageWie ist der Stand bei Müller Maschinenbau? Gibt es offene Themen vor meinem Termin morgen?

Zwei Angebote sind offen: 4711-118 über 48 Lagereinheiten, gültig bis 31. Oktober, und 4711-121 für Ersatzteile. Die letzte Bestellung vom 12. September ist vollständig geliefert. Offen ist eine Reklamation zu Lieferung 88190 wegen Maßabweichung, die Gutschrift ist in Prüfung. Im CRM ist als nächster Schritt ein Gespräch über den Rahmenvertrag 2027 vermerkt.

Quelle: SAP: Angebote 4711-118 und 4711-121
Quelle: SAP: Auftrag 4500-2290 und Lieferung 88190
Quelle: CRM: Verkaufschance Rahmenvertrag 2027, Notiz vom 2. Oktober

Berechtigung geprüft: Kunde gehört zur Region Süd

FrageWelche Konditionen hat Rhein Pharma Handel bei uns?

Diese Daten darf ich für Sie nicht abrufen. Rhein Pharma Handel gehört zur Region West, und Ihre Rolle hat im SAP keinen Zugriff auf deren Konditionen.

Abgelehnt nach den Rechten im SAP und im Protokoll vermerkt.

Auszug aus dem Abfrageprotokoll

Zeit	Rolle	System	Abgerufen	Ergebnis
09:14:02	Außendienst Süd	SAP	Angebote, Aufträge	beantwortet
09:14:03	Außendienst Süd	CRM	Verkaufschancen	beantwortet
09:16:40	Außendienst Süd	SAP	Konditionen Region West	abgelehnt

Gespeichert werden Rolle, Zeitpunkt und abgerufene Objekte. Ausgewertet wird auf Team-, nicht auf Personenebene.

Alle Namen und Zahlen sind erfunden. Aufbau und Detailtiefe entsprechen der echten Lieferung.

Ablauf

So läuft das Projekt

Fragen sammeln
Mit zwei bis drei Fachbereichen sammeln wir die Fragen, die heute Zeit kosten, und ordnen sie den Systemen zu.
Rechte und Datenschutz
Wir legen fest, welche Daten die KI lesen darf und wie die Berechtigungen aus den Quellsystemen übernommen werden.
Pilot
Ein System, nur lesend, für eine Pilotgruppe. Wir messen Nutzung, Antwortqualität und Zeitersparnis.
Ausbau
Weitere Systeme, mehr Nutzer und, nach Freigabe, auch schreibende Aktionen.

Häufige Fragen

Gut zu wissen

Welchen KI-Assistenten brauchen wir?

Den, den Sie bereits nutzen oder einführen wollen: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise, Claude oder eine eigene Anwendung. Über den offenen Standard MCP lässt sich dieselbe Schnittstelle meist für mehrere Assistenten nutzen, ein späterer Wechsel bleibt möglich.

Ist das ein RAG-System?

Zum Teil. Für Dokumente wie Handbücher, Richtlinien und Verträge nutzen wir Retrieval-Augmented Generation (RAG): Die KI sucht die passenden Abschnitte heraus und antwortet mit Quelle. Daten aus SAP und CRM fragt sie dagegen live über Schnittstellen ab, damit Zahlen aktuell sind und die Berechtigungen gelten.

Werden unsere Daten zum Training der KI verwendet?

Wir binden nur Business-Tarife an, deren Verträge das Training mit Ihren Daten ausschließen. Die Daten bleiben in Ihren Systemen, die KI liest nur, was sie für die jeweilige Antwort braucht.

Kann die KI auch Daten ändern?

Zunächst nur lesen. Schreibende Aktionen schalten wir erst frei, wenn sie getestet sind, und dann nach Ihren Freigabestufen, zum Beispiel nur mit Bestätigung durch einen Menschen.

Was ist, wenn unsere Daten nicht sauber sind?

Dann antwortet auch die KI unzuverlässig. Deshalb prüfen wir im Pilot die Datenqualität der angebundenen Quelle mit und empfehlen bei Bedarf zuerst eine Bereinigung, etwa der CRM-Daten oder der SAP-Stammdaten.

Weitere Leistungen

Gespräche

Gesprächsanalyse

Jedes Kundengespräch auswerten statt Stichproben. Danach automatisieren, was sich wirklich automatisieren lässt.

Kundendaten

CRM-Daten

Dubletten, veraltete Kontakte und leere Felder bereinigen, bevor ein KI-Agent darauf losgelassen wird.

Expertenwissen

Strukturierte Interviews mit erfahrenen Mitarbeitenden und eine Wissensdatenbank, die Nachfolger, Vertretungen und neue Kollegen einfach fragen können.

Produktdaten

Kataloge aus PDFs und ERP in vollständige, maschinenlesbare Produktdaten umwandeln, damit KI-Agenten Sie als Lieferanten finden.

SAP

S/4HANA-Vorbereitung

KI dokumentiert Ihren ABAP-Eigencode und prüft Kunden-, Lieferanten- und Materialstamm. So wissen Sie vor der Umstellung, was mitkommen muss und was vorher bereinigt werden sollte.

Preise auf Anfrage

Lassen Sie uns über Ihr Vorhaben sprechen.

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, ob und wie wir helfen können. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot zum Festpreis.

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