Branche: Öffentliche Verwaltung

KI in der öffentlichen Verwaltung

Kommunen und Behörden stehen vor zwei Entwicklungen zugleich: Viele erfahrene Beschäftigte gehen in den nächsten Jahren in den Ruhestand, und Bürgerinnen und Bürger erwarten Auskünfte schnell und auch außerhalb der Öffnungszeiten. KI kann bei beidem helfen, wenn sie Auskunft gibt und die Entscheidungen bei den Menschen bleiben.

Kostenloses Erstgespräch KI-Verordnung-Check

Typische Anfragen: Zuständigkeit, benötigte Unterlagen, Termine, Stand eines Antrags
Daten: Leistungsbeschreibungen, Verwaltungsvorschriften, Dienstanweisungen, Fachverfahren
Rahmen: DSGVO und Landesdatenschutzgesetz, Personalvertretung, KI-Verordnung, Vergaberecht

Typische Ansatzpunkte

Wo KI in der Branche am meisten bringt

Drei Ansatzpunkte, die sich in Verwaltungen immer wieder zeigen:

KI-Telefonassistent

Bürgertelefon entlasten

Welche Unterlagen brauche ich für den Personalausweis, wann hat das Bürgerbüro geöffnet, was kostet eine Meldebescheinigung? Ein Telefonassistent beantwortet solche Fragen aus geprüften Inhalten und verbindet weiter, sobald es um einen konkreten Vorgang geht.

Wissensmanagement

Wissen vor dem Ruhestand sichern

Wer seit Jahrzehnten ein Sachgebiet betreut, weiß, wie Sonderfälle gehandhabt werden und wo Fallstricke liegen. Strukturierte Interviews halten dieses Wissen fest, bevor die Stelle neu besetzt wird, oft ohne Übergabezeit.

KI-Integration

KI-Assistenten mit den richtigen Rechten

Wenn Beschäftigte mit Copilot oder einem eigenen Assistenten arbeiten, soll dieser Vorschriften, Dienstanweisungen und Vorlagen kennen, aber nur zeigen, was die jeweilige Person sehen darf. Jeder Zugriff wird protokolliert.

Was dazugehört

Regeln, die in der Branche mitgeplant werden

Auskunft ja, Entscheidung nein

KI, die über Ansprüche auf öffentliche Leistungen mitentscheidet, gilt nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-Anwendung, für Behörden mit zusätzlicher Grundrechte-Folgenabschätzung. Unsere Lösungen geben Auskunft und bereiten vor, sie entscheiden nicht.

Personalrat und Datenschutz

Wo Beschäftigte betroffen sind, bestimmt der Personalrat mit. Für öffentliche Stellen gilt neben der DSGVO das Landesdatenschutzgesetz. Die Unterlagen für beides liegen vor Projektstart vor.

Vergabe

Sie bekommen eine Leistungsbeschreibung mit festem Umfang und Festpreis. Damit lässt sich das Einstiegspaket in das Verfahren einordnen, das Ihre Vergabestelle dafür vorsieht.

Pflichten und Fristen im Überblick: KI-Verordnung · Sicherheit und Datenschutz

Messbar

Woran sich der Nutzen messen lässt

Welche Kennzahlen zählen, legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Gemessen wird mit Zahlen aus Ihren Systemen, vorher und nachher.

Anteil der Anrufe, die ohne Weiterleitung beantwortet werden
Erreichbarkeit außerhalb der Öffnungszeiten
Zeit, bis neue Beschäftigte selbstständig arbeiten
Dokumentierte Sonderfälle je Sachgebiet

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Layerstone ist neu gegründet. Statt Referenzen zeigen wir, wie ein Ergebnis aussieht: in den Beispielergebnissen und in der Live-Demo.

Weitere Branchen

Darf eine Kommune einen KI-Telefonassistenten einsetzen?

Ja. Er muss sich zu Beginn als KI zu erkennen geben und darf personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang verarbeiten. Für Auskünfte aus geprüften Inhalten ist das gut umsetzbar. Für Entscheidungen über Anträge setzen wir keine KI ein.

Welche Inhalte braucht der Assistent?

Geprüfte Leistungsbeschreibungen, Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und häufige Fragen. Vieles davon steht bereits auf Ihrer Website oder im Serviceportal. Was fehlt oder veraltet ist, zeigt die Analyse.

Wie läuft die Beschaffung?

Über ein klar abgegrenztes Einstiegspaket mit Festpreis und Leistungsbeschreibung. Welches Vergabeverfahren dafür passt, entscheidet Ihre Vergabestelle.

Wo werden die Daten verarbeitet?

In der EU, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und ohne Training mit Ihren Daten. Auf Wunsch läuft die Lösung in Ihrer eigenen Umgebung.

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Ratgeber · 7 Min.

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